Intenties
In de vieringen en diensten van de kerkgemeenschap worden namen opgelezen voor wie speciaal aandacht wordt gevraagd.
 
Eigenschappen
De wens om de registratie en verwerking van intenties zo makkelijk mogelijk te maken laat ons kiezen voor registratie op de computer. Er is nu gekozen voor het maken van een registratiesysteem in Excel.
  • Aantallen per datum en per intentietekst direct zichtbaar bij invullen
  • Ingevulde cellen op kruispunten krijgen een signaleringspatroon zodat ze snel zichtbaar zijn
  • Via macro aanmaken van tabblad met overzicht datums met bijbehorende intentieteksten (OverzichtTotaal)
  • Intentieteksten bij een datum in OverzichtTotaal worden willekeurig gesorteerd (per waarde van kruispunt)
  • Selectie of OverzichtTotaal ook als pdf-file wordt geëxporteerd (Excel2007)
  • Via macro aanmaken van tabblad met overzicht intentieteksten met bijbehorende datums (OverzichtIntenties).
    Opmerkingen in een cel met intentietekst worden ook op dit overzicht opgenomen.
  • Selectie of OverzichtIntenties ook als pdf-file wordt geëxporteerd (Excel2007)
  • Via macro aanmaken van tabblad met overzicht aanwezige datum(sets) (LijstDatums)
  • Via macro controle en herstel van formules in het invul-blad
  • Via macro controle van volgorde van beschikbare datum(set)s in het invul-blad
  • Via macro controle en herstel van teveel spaties in kruispunten in het invul-blad
  • Er is een tabblad 'Handleiding' met informatie en enkele aanwijzingen

 
Ontwikkeling van de Excel-sheet
Het ontwikkelen en maken van de nodige macro's kost veel tijd. Dat doe ik thuis, op een computer met Excel2007. De basis-sheet uit de buur-parochielocatie is ook in die versie gemaakt. Mijn uitgangspunt is dat de nieuwe versie ook daar gebruikt kan worden.
Helaas blijkt dat op ons lokatie-secretariaat een oudere versie van Excel wordt gebruikt. En bij de eventuele vrijwilliger die het thuis nog kan gebruiken staat weer een andere versie van Excel.
Daar probeer ik bij het maken van de macro's rekening mee te houden. Maar het testen in oudere versies is lastig omdat ik daar vaak niet rechtstreeks over kan beschikken. Als een nieuwe versie beschikbaar is hoop ik dat iemand dat oppikt en mij tips geeft voor verbeteringen.
 
Er is nog geen versiebeheer. De meest recente versie die in ontwikkeling is kan aangevraagd worden via onderstaand e-mail-adres bij 'Contact'.
Bij aanvraag voor een Excel-versie lager dan Excel2007 kan ook een sheet-versie worden gegeven die al is opgeslagen in een formaat dat geschikt is voor een lagere versie van Excel, dus met extentie '.xls' in plaats van '.xlsm'. De beperkingen zoals minder kleuren, lager maximum aantal rijen en kolommen, en mogelijk andere verschillen heb ik nog niet als storend ervaren.
 
Contact
Voor opmerkingen en tips over deze sheet kan een mail worden gestuurd naar:
E-mail:
 
Voor instellen macrobeveiliging in Excel of
gebruik van deze sheet in oudere versies van Excel
klik hier.
 
Voorgeschiedenis
Binnen onze parochie werd de registratie van namen en datums voor een deel gedaan op het parochiesecretariaat. Hier werden de intentie-afspraken op een standaardformulier gezet en bijgeschreven in de intenties-agenda.
Wekelijks kwam een vrijwilliger die agenda ophalen om lijstjes te maken voor het parochieblad. Zij zorgde voor een groepering van intenties, dankintenties bij elkaar, jaargedachtenissen bij elkaar, intenties voor (overige) overledenen bij elkaar. Deze lijst werd ingetypt in een tekstbestand op de computer en verstuurd via e-mail naar de redactie van het parochieblad.
Dit parochieblad verscheen wekelijks. De daarin opgenomen intenties werden vanuit dit parochieblad afgelezen in de kerk.
Deze alinea staat in de verleden tijd omdat sinds 2010 alles anders is geworden.
 *  Een aantal parochies is samengevoegd tot een grote parochie; wij zijn nu een parochielocatie.
 *  Het parochieblad is in deze vorm opgehouden te bestaan; er is nu een nieuw parochieblad met veel lagere verschijningsfrequentie, met een langere periode tussen verschijningsdatum en aanleveren kopij. Gevolg is dat de intenties in het parochieblad niet meer compleet zullen zijn tegen de tijd dat de kerkdiensten zullen worden gehouden.
 *  De vrijwilligster die het verzamelen en fatsoeneren van intenties jarenlang heeft gedaan is gestopt met haar taken.
 *  De bezetting van ons locatiesecretariaat is nu nog uitsluitend door vrijwilligers. Procedures en hulpmiddelen moeten zo eenvoudig mogelijk worden.
 *  Het lokatiesecretariaat moet nu zelf zorgen voor de lijstjes in de vieringen, en voor de kopij voor het parochieblad met die lijsten.
Deze zaken, en de wens om zo weinig mogelijk handmatige tussenhandelingen nodig te hebben, lieten ons zoeken naar een computer-oplossing die werkbaar is.
Op internet is niet veel te vinden. Wij werden gewezen op een computerprogramma dat hiervoor was ontwikkeld. Met enige aarzeling zijn we daarmee begonnen te werken. Om hier handig mee om te kunnen gaan zouden er nog minstens enkele aanpassingen nodig zijn. Helaas heeft de ontwikkelaar hier niet adequaat op gereageerd.
Inmiddels was de vrijwilligster die hiermee moest werken zo ongelukkig hierover dat we bij een buur-parochie-locatie een excel-sheet hebben gekregen. Hiermee wordt al enkele jaren gewerkt, was mij verteld.
Bij het vullen van dit blad met gegevens uit het bestaande computerprogramma, miste ik controles en handige manier om de gegevens uit te lijsten.
Dat is het begin geweest van de ontwikkeling van de sheet die besproken wordt op deze pagina.